Richtlinie zum Meldeverfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Präämbel
Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten, das der Umsetzung der sog. Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in deutsches Recht dient. Mit dem Gesetz sollen Hinweisgebende geschützt werden, die auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden aufmerksam machen.
Ein transparentes Hinweisgebersystem ist ein wichtiges Instrument der guten Unternehmensführung. Ein solches hilft, Rechts- und Regelverstöße aufzudecken, zu untersuchen und zu beenden. Denn Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien können dem Unternehmen, seinen Beschäftigten und der Allgemeinheit schweren Schaden zufügen.
Die opseo Holding B. V. sowie sämtliche Unternehmen der opseo Gruppe betreiben daher ein unternehmensweites, transparentes und öffentlich zugängliches, einheitliches Meldeverfahren. Alle Beschwerden und Meldungen von Mitarbeitenden oder Dritten werden gleichbehandelt – soweit dies rechtlich erlaubt ist.
1. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt neben der opseo Holding B. V. und der opseo Service mbH auch für sämtliche Unternehmen der opseo Gruppe.
Diese Richtlinie dient allen Beschäftigten der opseo Holding B. V., der opseo Service mbH sowie sämtlichen Beschäftigten der Unternehmen, die der opseo Gruppe angehören.
2. Ziele
Schutz der Whistleblower in der opseo Gruppe vor Repressalien und Schaffung einer ungehinderten und einheitlichen Meldestelle von Missständen in der Gruppe. Schutz der Hinweisgeber, dass ihnen durch eine abgegebene Meldung keine Nachteile entstehen.
3. Meldeberechtigung
Das Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich. Sowohl Mitarbeitende als auch Personen und Organisationen außerhalb der opseo Gruppe können Beschwerden und Hinweise abgeben.
4. Zuständigkeiten der Meldestelle
Jeder Verdacht der auf einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften – auch zu Menschenrechten und Umweltrisiken oder – pflichten, kann gemeldet werden.
Der Verdacht kann sich entweder:
- gegen Mitarbeiter,
- gegen die Geschäftstätigkeit der opseo Gruppe oder
- gegen einen Lieferanten/Geschäftspartner,
richten.
Meldungen sind nur abzugeben, wenn Überzeugung von der Richtigkeit besteht.
5. Meldewege
Die opseo Gruppe bietet verschiedene Meldewege, die für Beschwerden oder Meldungen genutzt werden können.
Es können 24 Stunden täglich an sieben Tagen in der Woche Beschwerden oder Meldungen schriftlich oder telefonisch abgegeben werden. Die Abgabe ist anonym möglich.
Weiterhin stehen alle anderen Mitarbeiter, wie z.B. Führungskräfte, Personalleiter, etc. als Ansprechpartner zur Verfügung. Hinweise können über folgende Kontaktdaten erfolgen:
Mail: recht@opseo.de
Telefon: +49 71190740199
6. Meldestelle
Die zentrale interne Meldestelle der opseo Gruppe bearbeitet alle Meldungen und Beschwerden.
Die Meldestelle berichtet direkt der Konzernleitung. Die Mitarbeitenden der Meldestelle sind unparteiisch, speziell qualifiziert und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht.
Die Meldestelle wird sich mit dem Hinweisgeber in Verbindung setzen, um mögliche offene Fragen zu klären. Die Beschwerde soll dabei erörtert werden, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
7. Vertraulichkeit
Sämtliche Beschwerden und Meldungen werden vertraulich behandelt und können auch anonym abgegeben werden. Für die opseo ist es wichtig, dass die Meldung absolut vertraulich behandelt wird und die Meldedaten nur weitergegeben werden, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist. Die Vertraulichkeit gilt auch für unsere Führungskräfte.
8. Benachrichtigung
Eine Benachrichtigung ergeht spätestens nach 7 Tagen an den Hinweisgeber. Die Meldestelle prüft sämtliche eingehende Beschwerden oder Meldungen auf den Informationsgehalt und ob eine Sachaufklärung durchzuführen ist. Soweit weitere Informationen notwendig sind, wird sie versuchen mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten.
9. Bearbeitung der Meldung
Sobald die Meldung oder Beschwerde geprüft wurde, kann die Meldestelle den Vorgang an eine andere zuständige Fachabteilung oder eine zuständige Behörde und zur Bearbeitung und Sachaufklärung weiterleiten.
Die Meldestelle kann die Beschwerde oder Meldung aber auch selbständig bearbeiten.
Sofern eine interne Untersuchung erforderlich ist, wird hierfür ein Mandat ausgestellt. Während der Untersuchung sichtet die Meldestelle alle relevanten Unterlangen, spricht mit Beteiligten und analysiert ggf. elektronische Daten.
Am Ende der Sachverhaltsaufklärung wird ein schriftlicher Bericht gefasst.
Im Ergebnis der Sachaufklärungen können Empfehlungen oder Vorschläge zu anderen Abhilfemaßnahmen an die betroffene Organisationseinheit gemacht werden. Hierzu können insbesondere auch Disziplinarmaßnahmen zählen.
Eine Information über ergriffene Maßnahmen erfolgt – sofern möglich und rechtlich erlaubt – innerhalb von drei Monaten unabhängig vom Abschluss der Sachaufklärung.
10. Gegenstand der Meldung
Meldungen können bei einem konkreten Verdacht auf einen Verstoß mit hohem Risiko für die opseo Gruppe abgegeben werden.
Dazu zählen u.a.:
- Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte
- Diebstahls-, Untreue- und Bereicherungsdelikte von erheblichem Umfang oder Wert (über 100.000 Euro)
- schwere Verletzungen der körperlichen und psychischen Unversehrtheit
- Fälle von sexueller Belästigung, Diskriminierung, Rassismus
- strafrechtlich relevante Verletzungen des Datenschutzes
- Rechnungslegungs- und Buchführungsverstöße mit erheblicher Auswirkung, die extern erkennbar sind
- schwere Verstöße im Zusammenhang mit technischen Spezifikationen und/ oder technischer Sicherheit
- Verletzung von Menschenrechten (z. B. die Verletzung der Prinzipien des UN Global Compact)
- Verletzungen im Zusammenhang mit Umweltvorschriften und/oder Nichteinhaltung von produktbezogenen Umweltvorschriften
- schwere Verletzungen der Integrität des Hinweisgebersystems, z. B. schwerer Verstoß gegen die Anonymität der Hinweisgeber, schwerer Verstoß gegen die Meldepflicht
- andere hohe Risiken, z. B. Regelverstöße mit hohem Schaden (über 100.000 Euro) für das Unternehmen
- Regelverstöße, die wahrscheinlich dem Ruf des Unternehmens schwerwiegend schaden können
- schwere Verstöße gegen konzernintern geltende Vereinbarungen zulasten der Beschäftigten.
11. Schutz des Hinweisgebers
Die opseo toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen.
Personen, die im gutem Glauben Beschwerden oder Meldungen einreichen, werden nicht bestraft. Sofern ein Hinweisgeber glaubt, dass er Opfer von Vergeltungsmaßnahmen geworden ist, berechtigt dies wiederum zur Abgabe einer Meldung über die Meldestelle.